eSocial – o que é e como funciona o sistema

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Os empregadores usam o sistema eSocial para enviar as informações fiscais e previdenciárias dos funcionários às autoridades. Mas como funciona esse sistema e quais os principais objetivos, requisitos de conformidade e benefícios? Contamos tudo aqui. Confira!

O que é eSocial?

Numa definição simples, o eSocial é um sistema informatizado do governo federal que unifica o envio de dados do empregador e do empregado. Para além disso, é uma ferramenta de obrigações fiscais, de previdência social e obrigações trabalhistas que reduz a burocracia e aumenta a responsabilidade das empresas no que tange ao fornecimento de informações sobre o seu quadro funcional. E o que significa a sigla eSocial? A sigla eSocial, por sua vez, significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.

Como funciona o eSocial?

Por meio do eSocial, os empregadores reportam ao governo, de forma unificada, todas as informações relativas aos empregados, como:

  • contratações
  • rescisões
  • contribuições previdenciárias
  • folha de pagamento
  • férias
  • lançamentos contábeis
  • informações fiscais sobre Fundo de Garantia por de Tempo de Serviço [FGTS]
  • entre outras.

Qual a vantagem do eSocial para as empresas?

Devido à sua integração, o eSocial para empresas é um sistema único que substitui a necessidade de enviar relatórios separados à Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Previdência Social do Brasil e tem como principal foco tornar as regulamentações do trabalho mais claras e individualizadas.

Nesta lógica, o processo de automatização do eSocial é o resultado de um projeto conjunto dos seguintes órgãos:

  • Agências do governo federal
  • Caixa Econômica Federal (responsável pelo FGTS)
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
  • Ministério do Planejamento
  • Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)
  • Secretaria da Receita Federal

Quais informações são unificadas pelo eSocial?

Como já mencionado, o eSocial trata-se de um ambiente nacional virtual para o recebimento de informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias de empresas de todos os segmentos e portes. O sistema e estabelecer uma comunicação unificada em um local que conta com diferentes informações dos trabalhadores.

Em vista disso, o eSocial integra15 itens:

Principais finalidades e objetivo do eSocial

Juntamente com o aumento do controle do governo sobre as obrigações do empregador, o eSocial visa melhorar a aplicação das leis trabalhistas brasileiras, por meio da qual as organizações são obrigadas a enviar dados relacionados aos funcionários. Da mesma forma, o sistema único de entrega destina-se também a ajudar várias instituições a encontrar irregularidades, tais como prazos perdidos, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

Ou seja, o eSocial busca reduzir a fraude e tornar as ações de fiscalização regulatória e auditorias muito mais fáceis de serem conduzidas pelo governo. Por outro lado, para as empresas, o eSocial significa menos papel, menos relatórios manuais, reduzindo a burocracia e economizando tempo ao eliminar sobreposições e redundâncias de dados.

Em resumo, o e Social foi concebido como uma forma de aprimorar a capacidade do governo de:

  • Fazer cumprir as leis trabalhistas;
  • Reduzir fraudes;
  • Promover a transparência administrativa;
  • Tornar o processo de relatório mais fácil para os empregadores e para a autoridade fiscal.

Leia também: 6 principais funcionalidade eSocial Doméstico

Como começou o eSocial [histórico]?

Em janeiro de 2007, foi anunciada a primeira versão do eSocial por meio do Decreto 6022 e aplicada para emissão de relatórios fiscais. Originalmente, como ponto de partida, as empresas passaram a fornecer informações contábeis e fiscais de forma digital e em formulário unificado por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Entretanto, foi em 2014, que o projeto criado com o objetivo de informatizar os dados dos trabalhadores e simplificar o seu envio pelas empresas foi instituído oficialmente pelo Decreto 8.373 / 2014 e se desenvolvendo ao longo de 2018 e 2019.

Assim, foi realizada a integração dos sistemas informáticos das empresas com o sistema nacional eSocial que permitiu uma comunicação automatizada com os empregadores. Assim como a padronização e integração para o registro de pessoas físicas e jurídicas sob as agências participantes. Até 2018, a utilização do portal do eSocial era opcional e era usada principalmente por empregadores domésticos. A partir de janeiro de 2018, o escopo do eSocial foi ampliado e aplicado a todas as empresas com faturamento superior a 78 milhões de reais (em 2016). Para todas as outras empresas, o eSocial se tornou obrigatório em julho de 2018.

Cronograma de implantação do eSocial

Grupo 1 – organizações que tiveram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016;
Grupo 2 – demais empresas que não se enquadravam no faturamento do grupo 1;
Grupo 3empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos;
Grupo 4 – órgãos públicos e organizações internacionais.

Como funciona o eSocial para empresas?

Basicamente, no formato de uma plataforma, o eSocial é um ambiente onde as empresas interagem virtualmente com o sistema, informando dados sobre o emprego, incluindo os rendimentos e as atividades. Por exemplo, o sistema se mantido com o registro de informações, como pagamentos, funções desempenhadas, tipos de riscos, afastamentos, entre outros. Via de regra, todas as organizações que operam no Brasil são obrigadas a enviar dados relacionados aos funcionários pelo eSocial que funciona como um sistema de contabilidade digital semelhante aos programas de declaração de imposto de renda.

Dessa forma, o eSocial propicia ao governo acesso quase em tempo real aos dados relacionados aos funcionários, permitindo que eles cruzem os dados e encontrem rapidamente discrepâncias e sinais de alerta relacionados à conformidade. Assim, as investigações de fiscalização e auditorias governamentais podem ser feitas eletronicamente, quase com o apertar de um botão. Por conseguinte, as autoridades fiscais podem descobrir facilmente e direcionar multas e penalidades por violações regulatórias.

Como as empresas acessam o eSocial?

No que tange à segurança das informações e o sigilo fiscal, a plataforma oferece certificado digital e/ou um código de acesso ao sistema do eSocial. Vale destacar que o sistema pode ser utilizado manualmente pelas micro e pequenas empresas ou ainda integrado com o sistema de gestão de folha de pagamento das médias e grandes empresas. O cadastro das informações efetivados pelas empresas também conhecidos são conhecidos como eventos.

Quais sãos os principais eventos do eSocial?

Tipos de eventos do eSocial

Os eventos do eSocial estão relacionados às diversas informações que devem ser prestadas em prazos e operações específicas. Ou seja, são os procedimentos que devem ser realizados pelo empregador dentro do sistema.

Esses eventos são classificados em três grupos:

  • tabelas;
  • não periódicos;
  • periódicos.

Eventos de tabelas

Os eventos de tabela estão relacionados às informações básicas exigidas pela Receita Federal, que servirão como base para averiguação da integridade dos eventos posteriores.

Livre-se da burocracia do esocial

São eventos de tabela:

  • requisitos da folha de pagamento;
  • cargos e funções;
  • jornada de trabalho;
  • processos administrativos e judiciais.

Eventos não periódicos

Os eventos não periódicos referem-se aos lançamentos que não têm datas pré-determinadas. Ou seja, ocorrências trabalhistas, previdenciárias ou fiscais, cuja natureza dependem de um fato gerado não previsível.

Alguns eventos não periódicos:

  • alteração de contrato de trabalho;
  • afastamento temporário;
  • admissão de trabalhador;
  • término da contratação ou prestação de serviço;
  • aviso prévio.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade pré-determinada. Essas ocorrências são , composta por informações da folha de pagamento e da apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias.

Exemplos de eventos periódicos:

  • remuneração do trabalhador;
  • benefícios previdenciários;
  • aquisição de produção rural;
  • contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
  • contribuição sindical patronal.

Quem tem a obrigação de cumprir com eSocial?

Toda pessoa física ou jurídica, se for contratante de prestação de serviço que resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias, precisa fazer a adesão ao eSocial. Ou seja, todo aquele que contratar prestador de serviço pessoa física, tem a obrigação legal de enviar informações decorrentes desse fato para o eSocial. Em resumo, a plataforma deve ser utilizada pelos empregadores domésticos, em caso de pessoa física, por meio do módulo eSocial Doméstico. Já o eSocial é utilizado pelas empresas de qualquer porte, setor ou faturamento, inclusive Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) ou até mesmo Microempreendedores Individuais (MEI).

Não custa ressaltar que o eSocial não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Isto significa que a implementação do sistema não alterou nenhuma legislações específica. Ou melhor dizendo, apenas simplificou a forma como as informações e documentos relativos às relações de trabalho são entregues e cumpridas.

Quais as principais informações que os empregadores devem relatar ao eSocial?

  • Imposto de renda retido na fonte
  • Contribuições para o Fundo de Seguro Desemprego (FGTS)
  • Seguro desemprego
  • Pensão familiar
  • Licença médica, temporária e férias

Quais os benefícios do eSocial para os empregadores?

A integração dos sistemas das empresas com o sistema nacional eSocial permite um fluxo de comunicação automatizado com os empregadores, o que adiciona velocidade e eficiência aos relatórios fiscais e obrigações previdenciárias. Além disso, contribui para que os empregadores garantam a conformidade, visto que o sistema ajuda a identificar O irregularidades, tais como prazos perdidos, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

A partir do cadastro do eSocial, entre outras ações, é possível:

  • incluir o valor das horas extras;
  • relatar ausências ou licenças;
  • registrar o 13º salário;
  • emitir comprovante de férias;
  • relatar dependentes para a concessão do salário-família;
  • relatar um acidente de trabalho;
  • rescisão de vínculo empregatício.

Obrigações e conformidadePrazos do eSocial

Registro

Os empregadores devem concluir o processo de registro eSocial para todos os novos funcionários pelo menos um dia útil antes do início de seu emprego. O processo inclui o envio de informações de identificação e documentos de pré-emprego, como exames médicos. Da mesma forma, quando um funcionário é demitido ou deixa o emprego, essa mudança deve ser registrada no eSocial no máximo 10 dias após a data de saída.

Nota: Os empregadores que não cumprirem os prazos de envio do eSocial podem estar sujeitos a multa.

Multas

Além do atraso no registro dos novos funcionários, os empregadores também podem ser multados por outras formas de não conformidade com os requisitos do eSocial, incluindo discrepâncias, imprecisões ou omissões nas informações enviadas à plataforma.

DCTFWeb

A Declaração de Débitos Federais da Previdência Social e Créditos Fiscais e Outras Entidades e Fundos – conhecida como DCTFWeb – combina as informações enviadas ao eSocial, juntamente com outros dados fiscais, para calcular as contribuições para a previdência social.

Carteira de Trabalho Digital

Todos os funcionários cadastrados no eSocial têm acesso à Carteira de Trabalho e Previdenciária Social (CTPS), que contém todas as informações que eles submeteram à plataforma. A carteira de trabalho digital pode ser acessada no site do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) ou, alternativamente, baixada como aplicativo para smartphone.

Pagamento de salários

O empregador terá que encerrar todas as informações adicionais da folha de pagamento até o último dia útil do mês, incluindo horas extras, variáveis, licença médica, licença maternidade entre outros. Caso o prazo não seja cumprido, , o empregador não poderá encerrar a folha de pagamento.

Férias anuais

Da mesma forma, todas as datas de férias anuais devem ser inseridas na plataforma eSocial com pelo menos 30 dias de antecedência.

Processamento da folha de pagamento

De modo geral, o empregador deverá cadastrar os funcionários no eSocial apenas uma vez, enquanto a folha de pagamento deve ser processada mensalmente para alterações de ocorrências como licenças e férias, de acordo com a necessidade.

Módulo simplificado – eSocial Doméstico

O eSocial Doméstico passou a ser uma obrigação para os empregadores domésticos a partir da sua data de vigência, ocorrida em outubro de 2015. Desde então, para manter legalmente os funcionários, além de anotações na CTPS, os empregadores passaram a gerenciar as informações de seus empregados domésticos, bem como gerar a folha de pagamento no sistema, no final de cada mês.

Assim, o Documento de Arrecadação do eSocial – “DAE” passou a ser gerado e emitido por meio do eSocial Doméstico para o pagamento das obrigações. Entretanto, a rotina de preenchimento do eSocial pode ser complexa para quem precisa calcular os salários dos funcionários. Neste caso, vale a pena avaliar a contratação de um serviço especializado para gerenciamento e correções de informações no eSocial.


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